ish

CÓDIGO DE ÉTICA

21/08/2020

Relacionamentos Pessoais – Família e parentes

Familiares diretos e companheiros de colaboradores podem ser contratados como colaboradores ou consultores apenas se a contratação for baseada em qualificações pessoais, desempenho, capacidades e experiência e desde que não exista relação de subordinação, direta ou indireta, entre o colaborador e o seu familiar ou companheiro.

Relacionamento com Fornecedores

A ISH formaliza o seu compromisso com a cultura da ética e integridade para seus parceiros de negócios e principais fornecedores, com o intuito de engajá-los na luta contra corrupção, fraude, atitudes anticoncorrenciais e outras ilicitudes. Para tanto, exige comprometimento similar de sua cadeia de suprimentos e seus parceiros, conforme classificação de risco e/ou grau de importância, assim como monitora o registro das atividades realizadas.

Conflito de interesses

As decisões empresariais devem se basear em opiniões isentas de interesse ou ganho pessoal. Um conflito de interesses pode ocorrer quando seus objetivos pessoais interferem em sua avaliação e objetividade, ou mesmo em sua lealdade à ISH. Deverão ser evitadas as situações que criem ou pareçam criar conflitos. Os colaboradores da ISH não estão autorizados a representar a empresa em acordos que resultem em benefício financeiro próprio, de familiares ou de amigos. Estão vedadas quaisquer medidas que resultem em benefício pessoal próprio, de parentes ou de amigos. Os colaboradores devem informar ao Conselho de Ética da empresa sobre qualquer situação que pareça criar um conflito de interesses.

Cartel, Fraude, Lavagem de Dinheiro, Proteção dos ativos da empresa e contabilidade

A ISH não compactua com a corrupção, formação de cartel, fraudes, lavagem de dinheiro, ilicitudes em licitações e processos concorrenciais e qualquer outro ato contra a Administração Pública, seja por parte de seus empregados, seja por terceiros agindo em seu nome.

Os Colaboradores não devem ter qualquer conduta fraudulenta ou desonesta que envolva os bens, os ativos ou os relatórios/demonstrações financeiras e contabilísticas da ISH ou de quaisquer terceiros. Este tipo de conduta pode conduzir não apenas a sanções disciplinares, mas também resultar em acusações criminais.

Suborno e Corrupção

A política da ISH, da mesma forma que as leis dos locais nos quais operamos, proíbem dar dinheiro ou qualquer coisa de valor em troca de favores ou favorecimento pessoal, diretamente ou por intermédio de terceiros, a qualquer agente ou servidor público. Os colaboradores devem estar cientes de que a oferta ou entrega de benefícios impróprios para influenciar a decisão de um terceiro, mesmo se tal terceiro não for um membro do governo ou de qualquer esfera do poder público, pode conduzir não apenas a sanções disciplinares, mas também resultar em acusações criminais. Os benefícios impróprios podem consistir em algo de valor para o terceiro, incluindo contratos de prestação de serviços ou de consultoria para terceiros próximos e relacionados.

Discriminação e Assédio

A ISH respeita a dignidade pessoal, a privacidade e os direitos pessoais de todos os seus colaboradores e está comprometida em manter um ambiente de trabalho livre de discriminação e assédio. Neste sentido, os Colaboradores não devem discriminar com base na origem, nacionalidade, religião, raça, sexo, idade ou orientação sexual, ou praticar qualquer tipo de assédio verbal ou físico, com base em algum dos motivos acima citados, ou com base em qualquer outro. Os colaboradores que sentirem que o seu ambiente de trabalho não respeita os princípios acima mencionados são encorajados a relatar as suas preocupações ao Comitê de Ética

Comunicação de condutas ilegais e violadoras

A realização de denúncias poderá ser feita por qualquer colaborador, parceiro de negócios, ou público em geral, identificados ou não, desde que haja uma conduta contrária ao estabelecido neste código de ética. As denúncias deverão ser fundamentadas em fatos e evidências que comprovem a necessidade de abertura de processo investigativo, não devendo ser feitas denúncias que evidenciem situações de desafetos pessoais e situações infundadas.

As denúncias, alegações, suspeitas ou informações que representem eventual ou potencial violação do Código de Ética e Conduta, desvio de conduta, descumprimento de normas internas ou transgressão da legislação e/ou regulamentação aplicável, seja por parte de um colaborador ou terceiro, serão direcionadas ao comitê de ética através dos canais de comunicação disponíveis para essa finalidade, dentre os quais:

  • 0800 717 7725
  • Formulário web https://ishtecnologia.eticca.com.br/denuncia
  • E-mail ishtecnologia@eticca.com.br

Os canais acima também poderão ser utilizados para o esclarecimento de dúvidas relacionadas ao programa de integridade.

O processo investigativo obedecerá aos prazos descritos abaixo, sendo que o prazo máximo será de 45 dias prorrogáveis por igual período, a depender da gravidade do fato.

  • Recebimento e análise da denúncia – 7 dias
  • Investigação para apuração dos fatos – 15 dias
  • Direito de defesa e instrução – 10 dias
  • Emissão de parecer final – 7 dias

Os envolvidos nos processos de denúncias, caso haja interesse, poderão acompanhar o andamento da investigação, a qualquer tempo, sob demanda direta ao comitê de ética. O acompanhamento de denúncias realizadas através do formulário web poderá ser feito através de consulta ao protocolo único divulgado ao denunciante no momento do registro da denúncia. Essa consulta poderá ser realizada diretamente no formulário web, aba “Buscar Andamento da denúncia”. Após o cumprimento dessas etapas, os resultados das investigações serão reportados ao CEO. Constatadas irregularidades, a empresa as interromperá prontamente, aplicando a solução adequada.

Medidas Disciplinares

A ISH não tolerará quaisquer atitudes, em qualquer nível da empresa, contra quem quer que esteja cumprindo seu dever. A ISH não aceita que qualquer pessoa de seu quadro funcional tome qualquer tipo de atitude contra um colaborador que, de boa-fé, comunique qualquer preocupação sua.

Conforme artigo 482 da CLT, medidas disciplinares, inclusive demissão, podem ser adotadas contra colaboradores que desobedeçam às práticas de ética, conduta e postura empresarial da ISH ou que, conscientemente, forneçam quaisquer informações falsas, incorretas ou incompletas; ou ainda se omitam diante de quaisquer situações em que deveriam agir de acordo com este código e optem por silenciar-se.

A ISH espera que nossos colaboradores sejam cooperativos em casos em que a empresa decida investigar alegações de desvios ou má conduta ética e empresarial. Além disso, todos devem sempre ser sinceros e estar acessíveis no decorrer dessas investigações.

A política de integridade da ISH prevê o afastamento de membros da alta direção envolvidos em atos de corrupção e fraude contra a administração pública.

Em casos de necessidade de aplicação de sanções, a análise e decisão sobre o processo ficará ao encargo do comitê de ética e sua validação será feita pelo CEO. O colaborador deve estar ciente de que as sanções não se limitam as medidas disciplinares estabelecidas neste código de ética, podendo ser levadas às esferas competentes, judiciais e/ou administrativas.

Políticas de Prevenção

1. Política sobre participação em licitações

  • As normas de conduta para as participações em processos licitatórios devem seguir as orientações abaixo, de forma a mitigar os riscos relacionados.
  • Análise detalhada dos documentos que serão apresentados para participação da ISH em licitações, com o intuito de mitigar riscos de falsificação ou eventuais fraudes ao processo;
  • A definição de preços deve seguir rigorosamente parâmetros técnicos pré-estabelecidos, condizentes com política de preços praticado pela instituição em situações semelhantes;
  • Processos que envolvam atividades de alto risco deverão passar pela aprovação de nível hierárquico elevado ou da Comissão de Orientação Ética;
  • É recomendada a realização de rotatividade de funcionários da empresa que tenham contato com agentes públicos;
  • Evitar a realização de reunião de um único funcionário da empresa com agentes públicos; preferencialmente realizar a reunião com mais de um agente público presente.

2. Política sobre pagamento de tributos

Todos os tributos envolvidos em operações de compra e venda de produtos e/ou serviços deverão ser recolhidos de forma integral e compulsoriamente. Como forma complementar de acompanhamento desses recolhimentos, as certidões negativas dos tributos federais, estaduais e municipais deverão ser emitidas conforme suas datas de validade e arquivadas na área responsável para referências futuras.

3. Política sobre contratação de atuais e ex-agentes públicos

Os atuais ou ex-agentes públicos e pessoas a eles relacionadas não poderão ser contratados sem a comprovação do caráter técnico da escolha, devendo ser obrigatoriamente adotado o período mínimo de 6 meses de quarentena antes de se realizar qualquer contratação.

4. Política sobre hospitalidade, brindes e presentes a agentes públicos nacionais e/ou estrangeiros

O relacionamento com o setor público envolve, com frequência, questões relacionadas a brindes, presentes e hospitalidades, que merecem destaque, pois demandam a adoção de regras e políticas específicas por parte da empresa. Os funcionários da ISH devem se atentar que geralmente há regras sobre o valor de brindes que agentes públicos podem receber. Além disso, o oferecimento de presente ou custeio de viagens pode vir a ser utilizado para ocultar o pagamento de vantagens indevidas e a política de integridade da ISH está adequada para prevenir esse tipo de situação. No que tange a esse tópico, ficam estabelecidas as seguintes regras: Viagens: Convites que envolvam viagens e despesas relacionadas devem ser realizados em clara conexão com o negócio da empresa, seja para promover, demonstrar ou apresentar produtos e serviços ou viabilizar a execução de atuais ou potenciais contratos; é vedado o custeio de viagens pela ISH. A autorização deverá ser realizada pelo ordenador de despesas do respectivo órgão convidado para a participação na viagem ou evento, mesmo que esteja gozando de período de férias. O custeio das despesas deverá ser realizado pelo convidado ou pelo órgão, em hipótese alguma pela ISH. Brindes: Está autorizado somente o oferecimento de brindes disponibilizados pela área de Marketing da ISH. O recebimento de brindes ofertados por parceiros de negócios, cujo valor seja superior a US$ 100, deverão ser submetidos à aprovação do Diretor Estatutário e/ou CEO. Presentes: 0 oferecimento de presentes somente ocorrerá mediante autorização prévia do CEO, seguindo as alçadas de aprovação previstas no código de conduta. Deverá ser observado o tópico “alçadas de aprovação para a concessão de presentes”, detalhado mais abaixo neste mesmo documento, para informações sobre as alçadas de aprovação e respectivos assuntos relacionados. Dúvidas sobre situações práticas envolvendo hospitalidade, brindes e presentes deverão ser encaminhadas ao comitê de ética.

5. Política sobre contratos e registros contábeis

O estabelecimento de procedimentos rígidos para o registro contábil, seja para movimento de entrada ou de saída, é essencial para identificação de impropriedades. Suborno, assim como outras práticas ilícitas, é geralmente disfarçado contabilmente em pagamentos legítimos como comissões, consultorias, gastos com viagens, bolsas de estudo, entretenimento etc. A organização estabelece controles pertinentes para assegurar o cumprimento da legislação vigente e prevenir a ocorrência de fraudes financeiras e contábeis. Os registros pertinentes são mantidos pelo prazo legal.

A ISH adota como padrão a inclusão dos seguintes procedimentos em seus registros:

  • Autorização expressa do diretor da área relacionada à necessidade de contratação de serviços;
  • Pesquisa de preços em, no mínimo, 3 localidades de forma a optar pela compra do menor valor obtido na pesquisa de mercado;
  • Autorização expressa do diretor da área demandante justificando eventual pagamento de valores acima do valor de Mercado;
  • Informações sobre a entrega do produto ou serviço;
  • Quando demandado por cliente ou área interna, promove o registro com comentários sobre a qualidade do serviço prestado em comparação ao valor pago, tomando medidas práticas para mitigar nova incidência do mesmo problema.

6. Política sobre a contratação de terceiros

Para diminuir as chances de envolvimento da empresa em casos de corrupção ou fraude em licitações e contratos, em função da atuação de terceiros, é importante a adoção de verificações apropriadas para contratação e supervisão de fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados, entre outros, principalmente em situações de elevado risco à integridade. Dessa forma, as contratações realizadas pela ISH serão pautadas pelos padrões descritos abaixo, cujas condutas deverão ser adotadas pelos contratados:

  • Comprometimento com a integridade nas relações público-privadas e com as orientações e políticas da ISH, inclusive com a previsão de aplicação do seu Programa de Integridade, se for o caso;
  • Previsão de rescisão contratual caso a contratada pratique atos lesivos à administração pública, nacional ou estrangeira;
  • Pagamento de indenização pelo contratado em caso de responsabilização da empresa contratante por ato do contratado;
  • Verificação se o terceiro está atuando de forma condizente com o acordado em contrato e se não adota comportamentos contrários aos seus valores ou às leis.

7. Política sobre fusões, aquisições e reestruturações societárias

Para prevenir a responsabilização por atos lesivos praticados por outra empresa com a qual esteja envolvida em decorrência de processos de fusões, aquisições ou reestruturações societárias, ficam estabelecidas as medidas para verificar se a outra empresa esteve ou está implicada em atos lesivos à administração pública, nacional ou estrangeira, e se ela possui vulnerabilidades que acarretam riscos à integridade, por meio de:

  • Verificações de documentos, livros societários, demonstrações financeiras, validades de licenças e autorizações, processos e procedimentos documentados, pesquisas em bases de dados públicas e na internet, entre outros meios;
  • Caso haja incidências de irregularidades e, ainda assim a ISH decida por seguir o processo de aquisição/fusão, deverá ser verificado se a empresa-alvo sanou os problemas, aplicou sanções disciplinares, reportou à administração pública e cooperou efetivamente com as investigações; A ISH garantirá a extensão do programa de integridade para a nova empresa.

8. Política sobre patrocínios e doações

Uma empresa comprometida com a integridade nos negócios deve estar atenta para o histórico daqueles que receberão seus financiamentos, patrocínios ou doações, para evitar possíveis associações de sua imagem com fraudes ou corrupção. Para tanto, a ISH adotará os seguintes padrões:

  • O estabelecimento de critérios tanto para a seleção dos destinatários, quanto para acompanhamento dos projetos aprovados;
  • A adoção de mecanismos para verificar se os valores estão sendo utilizados para fins lícitos aos quais foram inicialmente destinados;
  • A verificação de relacionamento entre a instituição beneficiária e agentes públicos, para evitar a utilização dos recursos para ocultar pagamentos ou vantagens indevidas.

Alçadas de Aprovação

Ficam estabelecidos níveis de aprovação para os assuntos que dependam de alçadas superiores para a tomada de decisão final.

Aquisição de bens e serviços

Responsável

Limite

Diretor Técnico

R$ 10.000

Diretor de Serviços

R$ 10.000

Diretor Comercial

R$ 10.000

Diretor Administrativo/Financeiro

R$ 10.000

CEO

Acima de R$ 10.000

Aquisição de bens a serem comercializados, de acordo com política específica

Ordem de responsabilidade

Responsável

1

Gerente de Contas

2

Diretor Regional

3

CEO

Permutas

Responsável

Limite

Diretor Regional

até R$ 100.000

Diretor Estatutário

até R$ 500.000

CEO

acima de R$ 500.000

Contratação e/ou alteração de pessoal

  • O estabelecimento de critérios tanto para a seleção dos destinatários, quanto para acompanhamento dos projetos aprovados;
  • A adoção de mecanismos para verificar se os valores estão sendo utilizados para fins lícitos aos quais foram inicialmente destinados;
  • A verificação de relacionamento entre a instituição beneficiária e agentes públicos, para evitar a utilização dos recursos para ocultar pagamentos ou vantagens indevidas.

Alçadas de Aprovação

Ficam estabelecidos níveis de aprovação para os assuntos que dependam de alçadas superiores para a tomada de decisão final.

Aquisição de bens e serviços

Responsável

Limite

Diretor Técnico

R$ 10.000

Diretor de Serviços

R$ 10.000

Diretor Comercial

R$ 10.000

Diretor Administrativo/Financeiro

R$ 10.000

CEO

Acima de R$ 10.000

Aquisição de bens a serem comercializados, de acordo com política específica:

Ordem de responsabilidade

Responsável

1

Gerente de Contas

2

Diretor Regional

3

CEO

Permutas

Responsável

Limite

Diretor Regional

até R$ 100.000

Diretor Estatutário

até R$ 500.000

CEO

acima de R$ 500.000

Contratação e/ou alteração de pessoal

Responsável

Situação

Diretoria

Atrelado a engenharia financeira

CEO

Aumento de quadro sem contrapartida de contratação, ou promoções sem contrapartida de reduções

Uso de recursos físicos da empresa para o recebimento de convidados que envolvam agentes públicos

Responsável

Limite

Diretoria Regional

até R$ 100/convidado

Diretoria Estatutária/CEO

acima de R$ 100/convidado

Uso de veículo da empresa para o favorecimento de clientes e/ou terceiros

Ex. Transporte de equipamentos de clientes assumindo riscos iminentes (sem NF, seguro etc.)

Responsável

Diretoria Regional

Convites de viagens e participação em eventos

Eventos

Clientes

Colaboradores/Parceiros

Nacionais

Diretoria Regional

Diretor Regional/Estatutário

Internacionais

Diretoria Comercial

CEO

Concessão de entrevistas em nome da ISH

Responsável

Assuntos

Diretoria Técnica

Inovação/Parceiros

Diretoria Serviços

Projetos/Tecnologias

Diretoria Comercial

Cases/tendências

CEO

Assuntos Corporativos e Crises

Concessão de presentes

Ordem de responsabilidade

Responsável

1

Diretoria Regional

2

Diretoria Comercial

3

CEO

Modelo de termo de compromisso com os códigos de ética e conduta

TERMO DE COMPROMISSO COM OS CÓDIGOS DE ÉTICA E CONDUTA

Declaro que reconheço nos termos dos Códigos de Ética e Conduta da ISH as principais diretrizes e princípios de conduta estabelecidos pela empresa, e estou ciente da importância de praticar e aplicar integralmente as regras nele contidas, bem como das sanções previstas em caso de seu descumprimento.

Meu aceite a este termo é manifestação de minha livre concordância.

Nome:

Matrícula:

Empresa:

Local e data:

Assinatura:

Código de Ética